Hoe zorg je ervoor dat normeisen niet eindigen als een ‘papieren tijger’?

Als bedrijf of organisatie is het waarborgen van de kwaliteit van je producten, processen en diensten een voortdurende prioriteit. Een goed opgezet kwaliteitssysteem is daarbij onmisbaar. Het actueel en relevant houden van dit systeem, zodat het aansluit bij de huidige bedrijfsprocessen, kan echter een uitdaging zijn. Hoe richt je het efficiënt en praktisch in, zonder onnodig veel tijd te verliezen aan randzaken? En hoe zorg je ervoor dat het kwaliteitssysteem blijvend voldoet aan de behoeften van jouw organisatie?

Voor kwaliteitsmanagers kan het lastig zijn om tijd vrij te maken voor reflectie. “Dit geldt des te meer wanneer je net bent afgestudeerd en aan het begin van je carrière staat”, zegt Anne Marij Kramer-Koster, business manager Food. “Tijdens je opleiding heb je veel geleerd, maar in de praktijk blijkt het niet altijd eenvoudig om die kennis direct toe te passen. Je bent nog niet geheel in staat zelfstandig de processen van je organisatie in kaart te brengen, je wilt je werk organiseren en je vraagt je af hoe continue verbeteren hier een onderdeel van wordt.”

Softwaresystemen voor kwaliteitsmanagement (o.a. Quasydoc) kunnen het leven van een kwaliteitsmanager enorm vergemakkelijken. Het bijhouden van (verbeter)actielijsten kost hiermee veel minder tijd. Hygiënerondes worden bijvoorbeeld digitaal gedaan, waarbij direct foto’s geüpload kunnen worden. Maar let op, het valt of staat met hoe je deze softwaresystemen inricht; hoewel het adresseren van de acties en de opvolging van de deadlines nu gemakkelijker wordt, moet je ervoor waken dat niet elk wissewasje in de actielijst terechtkomt. Voor je het weet eindig je met honderden acties.

Essentie van kwaliteitssystemen

Bedrijven moeten voldoen aan bepaalde normen om de kwaliteit te waarborgen, maar hoe implementeer je deze effectief in je eigen organisatie? Hoe zorg je ervoor dat verbeterde werkwijzen daadwerkelijk worden toegepast? Dit zijn vragen waar veel kwaliteitsmedewerkers mee worstelen. Het kan waardevol zijn om met een frisse blik naar je systeem te kijken en te leren van de ervaringen van anderen.

Précon Consulting Group voorziet in deze behoefte met de training ‘Kwaliteitssystemen die werken’. “Tijdens deze training verkennen deelnemers samen met een ervaren trainer en andere cursisten de essentie van kwaliteitssystemen”, zegt Kramer-Koster. “Hoe zorg je ervoor dat normeisen niet eindigen als een ‘papieren tijger’, maar daadwerkelijk bijdragen aan een effectief en werkend kwaliteitssysteem?”

“In de training worden de begrippen uit verschillende normen besproken, evenals de rol die je als kwaliteitsmedewerker of -manager vervult”, gaat Kramer-Koster verder. “De cursisten leren welke onderdelen deel uitmaken van het kwaliteitssysteem en hoe deze onderling samenhangen. Waarom worden validaties, interne audits en managementbeoordelingen uitgevoerd? En hoe werkt de PDCA-cyclus in de praktijk?”

”Het had mij ontzettend geholpen als ik deze training had gehad toen ik net begon met werken.” — Marcus Westerveld, QA consultant

Verschillende standaarden

“Daarnaast wordt ingegaan op verschillende standaarden en hoe deze geraadpleegd kunnen worden”, zegt Kramer-Koster. “Welke documenten zijn nuttig voor het begrijpen en implementeren van deze eisen? Veelvoorkomende vragen worden uitgebreid behandeld, zoals: Hoe pak je dit in de praktijk aan? Waar begin je? Hoe verloopt een certificeringsaudit en wat zijn de beste tips en tricks?”

Tot slot is het cruciaal dat de kwaliteitsmanager veranderingen in het bedrijf op een zodanige manier doorvoert dat medewerkers begrijpen hoe deze veranderingen henzelf en de organisatie vooruit helpen. “Alleen dan zijn zij bereid om deze veranderingen te omarmen”, sluit Kramer-Koster af.